一、 总则
 
第一条 为规范学校电子邮箱的使用和管理，保障学校电子邮件系统安全高效运行，根据《中华人民共和国网络安全法》和《互联网电子邮箱服务管理办法》等有关法律法规，结合我校实际，特制定本办法。
第二条 电子邮件系统。电子邮件系统是由学校统一建设、管理和运维，为在职教职工、在校学生和校内各单位（以下统称为用户）免费提供户粮网电子邮件服务的公共服务信息系统，未经批准，学校各单位不得自行单独建设电子邮件系统。
第三条 电子邮箱。电子邮箱分为个人邮箱和公用邮箱，个人邮箱是指分配给在职教职工和在校学生使用的电子邮箱；公用邮箱是指经校内单位申请，分配给校内单位用于处理学校公务的电子邮箱。
第四条 电子邮箱所有权与使用权。电子邮箱仅提供给学校在职教职工、在校学生及校内单位使用，不接受校外人员或单位申请。单子邮箱所有权属于学校，电子邮箱用户拥有使用权。
 
二、 职责与分工
 
信息化办公室职责

1. 1.负责电子邮件系统的规划和建设；
2. 2.负责电子邮件系统的运维和管理；
3. 3.负责电子邮箱使用的监督和检查。

校各单位职责
校各单位负责其主管业务领域及本单位范围内电子邮箱使用的监督检查，及时纠正未按规范安全正确使用学校电子邮箱的情况。
用户责任
电子邮箱用户应严格遵守相关法律法规及本办法正确使用电子邮箱，自觉维护个人邮箱或作为责任人的公用邮箱的安全。
三、电子邮箱的开通和终止
第七条 个人邮箱开通。在岗在编教职工和学籍在我校的学生可以登录信息化办公室网站，在下载栏下载个人电子邮箱备案表，填写表格，经本单位负责人签字并加盖公章后送至信息化办公室开通个人电子邮箱。
第八条 个人邮箱终止。个人邮箱的用户状态与学校基础数据库保持同步。用户状态符合以下情况的，进入过渡期：

1. 1.教职工因调动、辞职、合同期满不再续聘的；
2. 2.学生因毕业、退学等原因离开学校的。

过渡期为一年，过渡期内用户可以继续使用其名下的个人邮箱处理未尽事宜，过渡期满后，学校有权收回个人邮箱的使用权。
第九条 公用邮箱申请。因工作需要，校内单位可申请处理公务的公用邮箱。公用邮箱应当明确用途、责任人和使用人。在下载栏下载单位电子邮箱备案表，填写表格，经本单位负责人签字并加盖公章后送至信息化办公室开通公用电子邮箱。
第十条 公用邮箱终止。公用邮箱由于各种原因不再使用，需及时进行注销。注销时应由公用邮箱责任人向信息化办公室申请注销。邮箱注销后，相关数据只保留7天后邮箱用户信息及电子邮件数据删除，邮箱永久销毁。
四、电子邮箱使用管理
第十一条 个人邮箱使用管理。在职教职工及在校学生在参与教学、科研、管理服务、对外交流等活动时，原则上应使用学校个人邮箱。用户不得将个人邮箱以任何形式交由他人使用。
第十二条 公用邮箱使用管理。校内各单位使用电子邮件面向教职工和学生发送通知等邮件时，原则上应使用学校公用邮箱。各单位应指派专人负责本单位公用邮箱的邮件收发与日常管理，严禁将邮箱授权给未备案人员使用或转让给其他单位使用，不得使用公用邮箱从事非学校公务活动。
第十三条 用户需知晓和同意本管理办法，方可获得电子邮箱使用权。用户申请电子邮箱时，如不提出异议视为默认知晓并同意本管理办法。
 

• 电子邮箱及电子邮件系统安全

第十四条 电子邮箱账号和密码。电子邮箱用户应妥善保管所使用的电子邮箱账号和密码，并对使用其电子邮箱开展的所有活动负责。遗忘密码时，可联系信息化办公室重置密码。如发现他人未经许可使用其电子邮箱时，应立即通知信息化办公室处理。
第十五条 电子邮箱使用行为规范。电子邮箱用户必须遵守《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》《中华人民共和国数据安全法》等计算机及互联网相关的法律法规。遵守使用电子邮件服务的网络协议、规定、程序和惯例，不得利用电子邮件发送连锁邮件、垃圾邮件，不得利用电子邮件散步电脑病毒、木马软件、间谍软件等恶意软件干扰网络服务。禁止利用电子邮箱从事以下活动：

1. 1.违反宪法确定的基本原则的；
2. 2.危害国家安全，泄漏国家秘密，颠覆国家政权，破坏国家统一的；
3. 3.损害国家荣誉和国家利益的；
4. 4.煽动民族仇恨、民族歧视、破坏民族团结的；
5. 5.违反国家宗教政策，宣扬邪教和封建迷信的；
6. 6.破坏国家宗教政策，宣扬邪教和封建迷信的；
7. 7.散布谣言，扰乱社会秩序，破坏社会稳定的；
8. 8.散布淫秽、色情、赌博、暴力、恐怖或者教唆犯罪的；
9. 9.侮辱或者诽谤他人，侵害他人合法权益的；
10. 10.含有其他法律、法规禁止的内容的。

第十六条 电子邮箱使用违规行为处置。信息化办公室有权采取必要技术措施，预防和阻止违规使用电子邮箱的行为。
第十七条 电子邮件隐私安全。除法律、法规规定的情形外，任何人不得以任何方式私自查阅、截获、监控他人邮件，也不得向第三方提供电子邮箱用户的注册信息。
 
本办法自发布之日起实施，由信息化办公室负责解释。
 
 
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  2022年9月